‌

دستور کار

دستور کار، مشابه یک برنامه مینی پروژه است که بدون آن هیچ جلسه خوبی نباید برگزار شود. و شرط آن این است که:

        مورد کسب وکار / منشور 

اهداف جلسه چیست؟ نتایج (قابل اندازه گیری) مورد نظر ما چیست؟ از کجا خواهیم فهمید که جلسه موفقیت آمیز بوده است؟

        ذینفعان

چه کسی باید آنجا باشد؟ توجه داشته باشید که آنچه واقعاً از نظر تعامل می‌توانید به دست آورید، بسته به تعداد ذینفعان سالن محدود خواهد شد.یک جلسه کوچک متشکل از 2-5 نفر برای تشریک مساعی مناسب است و یک جلسه متوسط با 6-15 نفر از اعضا ممکن است برای مشاوره مناسب باشد. این درحالی است که، جلسات بزرگتر فقط ممکن است جهت اطلاع‌ رسانی یک موضوع به شرکت‌کنندگان تشکیل شود.

       محدوده

ما در مورد چه چیزی صحبت خواهیم کرد؟ چه چیزی خارج از محدوده است؟

        هزینه / منابع

کجا دیدار خواهیم کرد؟ آیا نور طبیعی و هوای تازه وجود دارد؟ آیا ما پذیرایی می‌کنیم؟ به چه منابعی(قلم، کاغذ، تخته سفید، ویدیو پروژکتور)در جلسه نیاز خواهید داشت؟ تصمیم‌گیرندگان قبل از جلسه به چه اطلاعاتی نیاز دارند؟

        زمان 

چقدر قبل از جلسه، اطلاعات و منابع باید آماده و به اشتراک گذاشته شوند؟ چه مدت ملاقات خواهیم کرد؟ چه مدت زمان صرف هر مورد (دامنه) خواهیم کرد؟ آیا ما برای استراحت کوتاه یا زنگ تفریح برنامه‌ای خواهیم داشت؟ و یا فرصتی برای برخاستن و قدم زدن داریم؟یک نکته مهم و اغلب نادیده گرفته شده با گذشت زمان این است که ما اغلب به جای اینکه در نتایج مورد نظر خود صادق باشیم، به یادداشت‌های روزانه خود پایبند هستیم. به عبارت دیگر، اگر قرار است جلسه یک ساعته برگزار شود، تنها چیزی که برای ما مهم است این است که یک ساعت در جلسه حضور فیزیکی داشته باشیم. اما به ندرت اتفاق می‌افتد که اهداف جلسه دقیقاً در 60 دقیقه محقق شود. در واقع یک جلسه خوب اجرا شده معمولاً زودتر از موعد به پایان می‌رسد.

   قالب جلسه

1-       تأیید شرکت کنندگان، و هرگونه عذرخواهی از افراد حاضر در آن

2-     بحث و قبول صورتجلسه جلسه قبل

3-    موضوع جلسه یعنی موارد ذکر شده در دستور کار برای بحث

4-    بحث در مورد هر موضوع دیگری که ممکن است مربوط به گروه باشد، اما به طور رسمی در دستور کار قرار نگرفته باشد، و

5-    تأیید مکان و تاریخ جلسه بعدی.

 

 

بدیهی است که بیشتر وقت جلسه باید به بحث در مورد موارد اولویت دار و مهم  مندرج در دستور کار اختصاص یابد به عنوان مثال، در یک جلسه یک ساعته باید تقریباً 40-45 دقیقه از زمان را به این فعالیت اختصاص دهید. سپردن موضوعات دیگر به انتهای جلسه مانع از انحراف جلسه توسط مواردی می‌شود که، فقط تا حدی مربوط به اهداف جلسه و برخی از شرکت کنندگان است.همچنین مشارکت کنندگان را تشویق می‌کند که - از طریق دستور کار - در مورد ریسک‌ها یا موضوعاتی که می‌خواهند مطرح کنند، اطلاع‌رسانی مناسبی انجام دهند، به این‌ترتیب بحث می‌تواند به طور کامل به اطلاع تمام اعضا برسد و هیچ‌کس ادعای عدم آگاهی از موضوع جلسه را نداشته باشد. همچنین مهم است که رعایت قوانین اساسی مانند خاموش‌کردن تلفن‌های همراه کاملاً مشخص و مورد توافق باشد. شما همچنین باید بصورت واضح جلسه را در زمان واقعی ثبت کنید و اطمینان حاصل کنید که نتایج، تصمیمات و اقدامات لازم خلاصه و توزیع می‌شود.

این سند صورتجلسه نامیده می‌شود. 

رئیس جلسه - یعنی شخصی که دستور جلسه را تنظیم می‌کند و جلسه را طبق برنامه اداره می‌کند - مسئولیت اولویت بندی این ملاحظات و اختصاص زمان کافی برای هر ماده دستور جلسه را دارد.

وی همچنین باید اطمینان حاصل کند که مشارکت کامل هر شرکت کننده را به دست می‌آورد. در غیر این صورت، چرا باید آنها را دعوت کنیم !؟

 

 

تگ ها دستور کار ذینفعان قالب جلسه محدوده زمان جلسه دستور جلسه کنترل پروژه برنامه‌ریزی پروژه برنامه‌ریزی کنترل پروژه