تاثیر ابعاد پروژه بر ریسک آن و انتخاب نحوه مدیریت پروژه چگونه است؟
ابعاد پروژه
معیارهای اندازهگیری
شما باید حس کرده باشید که هر پروژهای به برنامهریزی منابع مالی یا منابع انسانی نیاز دارد. اما سوال اینجاست که آیا هر پروژهای به فهرست ثبت ریسک نیز نیاز دارد؟ به ساختار تفکیک کار چطور؟
ریسک کم
ریسک متوسط
ریسک زیاد
هزینه
بودجه کمتر از 5% بودجه طرح
(ویا کمتر از 2% بودجه سازمان)
بودجه بین 5 تا 20% از بودجه طرح
(ویا کمتر از 5% بودجه سازمان)
بودجه بیش از 20% بودجه طرح
(ویا بیش از 10% بودجه سازمان)
پیچیدگی
فرصت کاملا شفاف است و راهکار پروژه برای آن فورا دستیافتنی است.
درک و دستیابی به فرصت یا پروژه دشوار است
درک و دستیابی به هم فرصت و هم پروژه دشوار است
زمان
کمتر از 3 ماه
و یا چارچوب زمانی انعطافپذیر
کمتر از 6 ماه
و یا چارچوب زمانی نسبتا انعطافپذیر
بیش از 6 ماه
و یا چارچوب زمانی ثابت و غیرقابل انعطاف
تجربه
این نوع پروژه 5 بار یا بیشتر با موفقیت اجرا شده است.
این نوع پروژه حداقل یکبار با موفقیت اجرا شده است.
این نوع پروژه تاکنون موفقیتآمیز انجام نشده است.
ایمنی
هیچ ریسک ایمنی، سلامت عمومی و کارکنان وجود ندارد.
کارکنان و یا مردم ممکن است تحت ریسک جراحت جزئی یا بیماری باشند.
کارکنان و یا مردم ممکن است تحت ریسک جراحت جدی، بیماری یا مرگ باشند.
اهمیت استراتژی
پیامدها فقط به یکی از اهداف استراتژیک سازمان متصل هستند.
پیامدها به چند هدف استراتژیک سازمان متصل هستند.
پیامدها خدمات اصلی سازمان و اهداف استراتژیک اصلی سازمان را تحت تاثیر قرار می دهند.
اثرات عملیاتی
فقط یک دپارتمان از سازمان را تحت تاثیر قرار میدهد.
چند دپارتمان از سازمان را تحت تاثیر قرار میدهد.
اغلب یا کل سازمان را تحت تاثیر قرار میدهد و یا ممکن است استمرار خدمات را دچار تداخل نماید.
وابستگیها
وابستگی قابل توجه ویا پروژههای مرتبط باهم وجود ندارد.
برخی وابستگیهای قابل توجه ویا پروژههای مرتبط باهم وجود دارد.
وابستگیهای قابل توجه با ریسک بالا ویا پروژههای مرتبط باهم وجود دارد.
برند/اعتبار
پروژه تنها از رغبت داخلی سازمان نشات میگیرد.
برخی از گروهها و اجتماعات نسبت به پروژه ما و پیامدهای آن راغب هستند.
این پروژه و پیامدهای آن به راحتی در سطح جامعه قابل رویت است.
یکی از راهکارهای برتر برای تعیین اینکه کدام اسناد پروژه را و در چه زمانی باید استفاده کرد، میزان ریسکی است که پروژه برای سازمان ایجاد میکند.
ما از این مورد در طرح توجیهی خود برای ارزیابی ریسک ناشی از هرگزینه جایگزین برای سازمان استفاده کردیم.
تنها تفاوت در اینجا این است که ما هزینه را به عنوان ملاکی مستقل در سطح طرح توجیهی اضافه کردهایم.
بنابراین حداقل از لحاظ تئوری، هرچه ریسکی که یک پروژه برای سازمان ایجاد میکند کمتر باشد، تحویل پروژه آسانتر است.
هرچه تحویل یک پروژه آسانتر باشد، به فرایندهای برنامهریزی و تضمین کیفیت کمتری نیاز است.
راهنماهای اندازهگیری
در اینجا یک چارچوب آماده برای اندازهگیری ابعاد پروژه و کاربرد آن وجود دارد.
توجه به این نکته مهم است که مانند هر چیز دیگری در مدیریت پروژه ، این فرایند نیز پویا است.
به عبارت دیگر، در پایان تجزیه و تحلیل مجدد گزینههای خود، شما میتوانید یک پروژه را از طبقهبندی ریسک متوسط به ریسک بالا منتقل کنید.
پس از اتمام برنامهریزی، ممکن است شما تصمیم بگیرید که پروژه با ریسک متوسط که واقعاً ریسک کمی به شمار میآید و نیازهای خود را بر این اساس تنظیم کنید.
البته توجه داشته باشید که هیچ یک از این قوانین مصون نیستند، و استفاده از ابزاری مانند ماشین حساب اندازهگیری پروژه در نهایت منوط به موارد احتیاطی خاص و منحصر به فرد پروژههای شما و ترجیحات سازمان حامی مالی شما خواهد بود.
1. شروع پروژه
به زمانیکه پروژه فقط یک ایده است، برگردیم: یک پروژه که کم ریسک به نظر میرسد ممکن است در واقع به یک طرح توجیهی کامل احتیاج نداشته باشد – بعضا یک مکالمه ساده در آسانسور برای توجیه مجوز آن کافی است.
از طرف دیگر، یک پروژه با ریسک بالا ممکن است یک طرح توجیهی کاملاً پیشرفته را که ممکن است گزارشی در قالب صدها صفحه باشد، طلب کند.
2. برنامهریزی پروژه
هر پروژه حداقل به ساختار تفکیک کار اساسی، برنامهریزی و بودجه نیاز دارد - این برنامهریزیها هرچه پروژه بزرگتر و پر ریسکتر شود لزوماً جزئیات بیشتری پیدا میکنند.
اگرچه ممکن است زمانی که یک پروژه به محدوده با ریسک متوسط منتقل میشود، به فهرست ثبت ذینفعان و ریسکها احتیاج داشته باشد.
همچنین در پروژههای بزرگ، پیچیده و پرریسکتر، ممکن است برنامهریزیهای دقیق منابع انسانی و مالی نیز مورد نیاز باشد.
3.تحویل پروژه
اصل اندازهگیری مبتنی بر ریسک نیز می تواندتا مرحله تحویل پروژه و خاتمه آن ادامه یابد.
به عنوان مثال، درحالی که هر پروژه (حتی پروژه های کم ریسک) حداقل به نوعی گزارش وضعیت پیشرفت احتیاج دارد، با این حال ممکن است تغییر در پروژه های کم ریسک فقط با یک تماس تلفنی یا ایمیل مدیریت شود.
با این حال، پروژههای با ریسک متوسط ممکن است به فرایندهای کنترل تغییرات رسمی و بروزرسانیهای دقیق تر وضعیت نیاز داشته باشند.
پروژههای با ریسک بالا ممکن است به همه اینها و همچنین نگهداری فهرست مسائل و تغییرات نیاز داشته باشند.
اینها اسنادی است که ما در بخش بعدی معرفی خواهیم کرد، بنابراین اگر دقیقاً نمیفهمید که دراینجا در مورد چه چیزی صحبت میکنیم، خیلی نگران نباشید.
4.خاتمه پروژه
سرانجام، درپایان هر پروژه مدیر و کارکنان اصلی باید بازتابهای خود و عملکرد خود را ثبت کنند.
برای پروژههایی که بهعنوان ریسک متوسط شناخته میشوند، سازمان باید درداخل حداقل به دنبال بررسی رسمیتر تعهدات باشد. درمورد پروژههای پرریسک، سازمانها باید متعهد شوند که از مشاورههای تخصصی خارجی استفاده کنند.
نکته مهم، برنامه اصلی شما باید زمان و هزینه انجام تمام این فعالیتها را درنظر بگیرد.
تأیید نیاز به مدیریت ثبت تغییرات یا انجام یک بررسی خارجی بدون تخصیص منابع لازم برای تکمیل آنها، هیچ ارزشی ندارد.
0