‌

رسانه‌های ارتباطات

  ما در پروژه ارتباطات از رسانه‌های مختلفی استفاده می‌کنیم و درباره این مبحث دوست داریم شما کمی تامل کرده و درباره برخی از موارد اصلی فکر کنید.

به‌‌همان اندازه‌ که قاطعیت و واکنش‌‎گرا بودن، هرکدام ویژگی‌های شخصیتی مستقل هستند، که نشانگر سبک ارتباطات فرد هستند، حضور اجتماعی و همزمانی نیز پیش‌بینی‌کننده‌های مستقل وسودمند یک رسانه ارتباطات انتخاب شده هستند.

حضور اجتماعی به میزان نزدیک بودن ارکان‌ ارتباطات اشاره دارد.

دربالاترین سطح، همه ارکان در یک اتاق هستند و می‌توانند یکدیگر را ببینند، بشنوند، بو کنند و حتی یکدیگر را لمس کنند. 

 

 فناوری‌های صوتی و تصویری تاحدی شکاف فیزیکی را برطرف می‌کنند. با این‌حال، حتی کانال‌های ارتباطی نوشتاری دیداری نیز، فاقد حضور اجتماعی هستند.

همزمانی تابعی از زمان است که دراینجا برای اشاره به تأخیر بین ارسال و دریافت پیام استفاده می‌شود.

مکالمه بین دو نفرهمزمان است. درحالی‌که، ارتباطات "کندتری" که مکث قابل توجهی را بین فرستنده و گیرنده پیام اعمال می‌کنند، به‌تدریج از ارتباطات ناهمزمان برخوردار هستند. نظیر ارسال پیام صوتی در شبکه‌های اجتماعی!

 رو در رو

55٪  معنا از طریق زبان بدن برقرار می‌شود.

38٪  تن صدا است.

 .درکلمات واقعی گفته شده است7٪

اگرچه این یک حقیقت جهانی نیست اما، برقراری ارتباط با یک یا چند نفر مادامی‌که در یک اتاق هستید اغلب باعث تسهیل درک بیشترطرفین می‌شود.

این راه فراتر از انتقال اطلاعات ساده است، بلکه به شما این امکان را می‌دهد که زبان بدن، حالت‌های چهره و حرکات یکدیگر را با دقت مشاهده کنید..

 با اجتماعی و همزمان بودن، موجب درک بیشتر و درنتیجه باعث افزایش اعتماد بین طرفین شده که درنهایت به بهره‌‌وری کمک می‌کند. گفته شد، اثر بخشی آن باعث می‌شود تعداد افراد حاضر در اتاق به طور تصاعدی کاهش یابند تا جایی‌که، تبادل ایده کاهش یافته و باعث ارائه یک جانبه اطلاعات می‌شود.

هزینه‌های جلسات و هماهنگی که شامل هزینه زمان شرکت‌کنندگان می‌باشد ممکن‌ است مشوق بهتر و کارآمدتری باشد.

بر این اساس، ماباید از ارتباطات رودررو برای گفتگوها و تصمیمات حیاتی با ارزش و محتوای بالا استفاده کنیم.

   گفتگوی ویدیویی/ کنفرانس ویدیویی/ جریان ویدیویی

گفتگوی ویدیویی دیگر چیز جدیدی نیست زیرا اکنون اکثر تلفن‌ها این قابلیت را فراهم می‌کنند،.

همچنین راه حل‌های سازمانی‌ به راحتی ابزارهایی را برای بایگانی و به اشتراک‌گذاری صفحه نمایش، گفتگوی متنی در سیستم و ضبط جلسات فراهم می‌کنند.

حتی اگر شرکت‌کنندگان با نحوه کار این فن‌آوری را کاملاً آشنا باشند و از آن  به نحو احسنت استفاده کنند این هرگز قابل تضمین نیست که بازهم، فقدان ارتباط حضوری بین فردی و مزایای آن احساس نشود.

به خصوص، اینکه دشوار است متوجه شوید که آیا همه گیرنده‌ها در تعامل هستند و پیام شما را دریافت نموده و می‌فهمند.

نکته حرفه‌ای: سعی کنید از صحبت گروه به گروه خودداری کنید. درصورت امکان، بهتراست هریک از شرکت کنندگان از دستگاه خود استفاده کنند!

 اگر فرمول حداکثر 55/38/7 آلبرت محرابیان صحیح باشد، فقط رسانه‌های ارتباطی صوتی (مانند تلفن) تا 55٪ خطر ایجاد اختلال در معنای پیام را دارند.

با این اوصاف، اگر زبان بدن فرد کاملاً با لحن و کلماتی‌ که انتخاب می‌کند سازگار باشد، ارتباطات همچنان می‌تواند موثر است.

این ممکن است به‌عنوان هزینه اضافی نیز برداشت شود- هرچه رسانه ارزانتر و کارآمدتر باشد، ممکن است از کارآیی کمتری نیز برخوردار باشد.

به همین دلیل، شما همیشه باید رسانه‌هایی با همزمانی و اجتماعی بیشتر را برای پیام‌‎های مهم، ویا حساس ترجیح دهید.

    چت متنی

در ادامه فرض محرابیان، وقتی زبان و لحن بدن را از پیام حذف می‌کنید، بسیار مهم است که معنی یک پیام در کلمات آن کاملاً واضح و بدون ابهام بیان شود.

 

ازآنجا که تیم‌های پروژه بیشتر و از طریق برنامه‌های پیام فوری با یکدیگر همکاری می‌کنند، شما همیشه باید اطمینان حاصل کنید که مکالمات متنی شما از نظر حرفه‌ای مناسب باقی می‌مانند و هر زمان به وضوح بیشتری نیاز دارید، به کانال‌های همزمان بیشتری

(مانند تماس تلفنی) تبدیل می‌شوید.

  سایر رسانه‌های اجتماعی

 رسانه‌های اجتماعی اصطلاحی جذاب برای وب سایت‌ها وبرنامه‌ها است که به کاربران اجازه می‌دهد محتوا را ایجاد و به اشتراک بگذارند.

 آنها ممکن است شامل:

شبکه‌های اجتماعی ( به‌عنوان مثال، فیس بوک، لینکدین و توییتر)

 شبکه‌های اشتراک رسانه ( به‌عنوان مثال، یوتیوب، اینستاگرام)

شبکه‌های وبلاگ نویسی ( به‌عنوان مثال بلاگفا )

شبکه‌های بحث‌وگفتگو ( به‌عنوان مثال واتس آپ)

شبکه‌های نقدوبررسی (دیجی کالا)

 اکنون بسیاری‌ از مدیران از رسانه‌های اجتماعی استفاده می‌کنند تا ذینفعان را درمورد پروژه‌های خود آگاه کنند و ما در مورد استفاده مناسب‌تر از آن بعداً در این مقاله بحث خواهیم‌کرد.

پست الکترونیک

پست الکترونیک همه‌گیرترین رسانه ارتباطی در تجارت مدرن است.

سریع، جهانی، استفاده از آن آسان است، می‌تواند چندین گیرنده را در یک حرکت اتصال دهد، و یک مکاتبات دائمی ثبت شده را (و اغلب قانونی) ارائه دهد.

مانند همه رسانه‌ها، زمان و مکان مناسبی برای استفاده از آن وجود دارد و برخی از این مزایا نیز می تواند علیه شما باشد.

 هنگامی که با بسیاری از تجارت‌ها صحبت می‌کنید، خواهید دید که ایمیل در واقع بیش از حد مورد استفاده قرار گرفته است، اطلاعات بیش از حد بارگیری می‌شوند فشار برای پاسخگویی وجود دارد. پیام‌ها اکثرا کمبود مفهوم دارند- تلاش برای شوخ‌طبعی به طور

منظم درک نمی‌شود. و پس از ارسال، باز پس‌گیری پیام غیرممکن است.

بهترین ایمیل‌ها:

·       ساده هستند.

·       صریح هستند.

·       مشخصا برای نیاز دریافت کننده هستند و

·    توسط سایر پیامرسان های دیگر مانند گفتگوی تلفنی، تقویت می‌شوند.

   اینترانت

یک شبکه خصوصی (ابری) مبتنی بر وب است که برای حمایت از کارمندان یک سازمان برای برقراری ارتباط، همکاری و اجرای نقش‌‎هایشان طراحی شده است.

در یک اینترانت معمولPMO ، پوشه‌های اختصاصی پروژه و یا سایت‌ها در پایگاه‌های دانش گسترده‌تری قرار می‌گیرند که ممکن است شامل الگوها، فرم‌ها، سیاست‌ها، راهنمایی‌های رویه‌ای و میزهای راهنما (Help Desk) هوش مصنوعی (AI) باشد.

در وظیفه اصلی خود به‌‎عنوان انبار داده، آنها تا حد زیادی ناهمگام هستند زیرا افراد به‌ندرت در یک زمان واقعی در یک اینترانت همکاری می‌کنند.   

 

 

با وجود ابزارهایی مانند Power BI مایکروسافت، تجزیه و تحلیل داده‌ها در کنار کانال‌های ارتباطی ویدئویی /متنی خصوصی و شبکه‌های اجتماعی نقش برجسته‌ای دارند، و در استفاده از آنها به طور فزاینده‌ای اجتماعی و همزمان می‌شوند.

  خدمات پستی

 

 نامه سنتی "حلزونی" فقط به رسمی‌ترین نامه‌‎نگاری‌ها اختصاص دارد. با این وجود، پروژه‌ها هنوز وابستگی بالایی به خدمات تحویل پیک پستی و خصوصی دولتی دارند.

   رسانه چاپی

 از آنجا که اینترنت و سایر کانالهای ارتباطی به تدریج رسانه‌های چاپی سنتی را حذف می‌کنند، در برخی از پروژه‌ها (به ویژه در مقیاس بزرگ) هنوز جایگاهی برای بروشورها، پوسترها و نشریات به سبک مجلات وجود دارد.

 

با این وجود، وقتی هزینه‌های تولید در کنارکاربرد محدود چاپ به‌عنوان یک رسانه ارتباطی غیر اجتماعی و ناهمزمان محاسبه می‌شود، توجیه آن فقط در نادرترین شرایط ممکن است.

به بیان ساده، هرچه ارتباط بیشتر اجتماعی و همزمان باشد، درک طرفین برای یکدیگر راحت‌تر است.

نکته نهایی این‌ است که اتکا بیش ازحد به یک رسانه ارتباطی، در نهایت بی اثر است.

ما نه‌تنها باید بر اساس غنای و اهمیت پیام، شرایط گیرنده و احتمال سر و صدا، بهترین رسانه را انتخاب کنیم، بلکه ممکن است لازم باشد همان پیام را از طریق کانال‌های مختلف تکرار کنیم تا اطمینان حاصل شود که به همه رسیده و قابل فهم است.

هیچ چارچوب مشخصی وجود ندارد که دراین شرایط بیان‌ کند، از این کانال استفاده کنید. با این وجود با مشاهده و تجربه می‌توانید یاد بگیرید که چه چیزی برای شما و ذینفعان منفرد بهتر است.

  گوش دادن فعال

ارتباطات واقعاً کارآمد، به توانایی شما در گوش دادن به دیگران بستگی دارد تا اطمینان حاصل کنید که پیام‌های آنها را به درستی رمزگشایی کرده و پاسخ‌های مربوطه را بازگردانده‌اید.

از این گذشته، کلمه ارتباطات به معنای تبادل ایده و دانش است.

گوش دادن فعال، عبارتی است که برای فراتر از استفاده از گوش‌ها(شنیدن) به کار می‌رود.

در واقع، کاراکتر چینی برای "گوش دادن" کاراکترهایی برای گوش، چشم، قلب و توجه غیرقابل تقسیم را کنار هم می‌آورد.

گوش دادن فعال، درجه‌ای از مسئولیت حذف نویز را بر عهده گیرنده می‌گذارد.

 

به عبارت دیگر، شما باید متوقف شوید: کاری را که انجام می‌‌دهید متوقف کنید، آنچه را که فکر می‌کنید متوقف کنید، حرکت را متوقف کنید، و (واضح است) صحبت را متوقف کنید.

آیا تا به‌حال با شخصی که همزمان درحال تایپ است تلفنی صحبت کرده‌اید؟آزار دهنده است، نه؟ آیا تا‌به‌حال شخصی بوده‌اید که تایپ می‌کند؟

گوش دادن فعال مستلزم این‌ است که حواس‌پرتی و سر و‌صدا را حذف کنید و بر فرستنده و پیام او تمرکز کنید و مشاهده کنید.

 به عبارت دیگر، مشاهده کنید، زبان بدن آنها را مشاهده کنید. آنها چه نشانه‌‌های غیرکلامی را با پیام خود ارسال می‌کنند؟

آیا آنها عصبی به نظر می‌رسند یا حواسشان پرت است؟ آیا اعمال جسمی آنها (مثلاً تکبر) با کلمات گفته شده آنها مطابقت دارد (مانند عذرخواهی)؟

این یک ترفند کوچک است، اگر علاقه‌‎مند به‌نظر می‌رسید، علاقه‌مند هم می‌شوید.

نشانه‌های غیرکلامی را می‌توان از پیام‌‌های نوشتاری نیز دریافت.

این روزها برای ارسال متن به پیام‌ها، ایموجی‌ها را در ایمیل ها مشاهده خواهید کرد، اما ممکن است ناخوشایند نیز باشد، مگر اینکه سطح آشنایی طرفین وجود داشته باشد.

قالب‌بندی نامناسب اسناد مکتوب و همچنین اشتباهات مکرر در هجی و دستور زبان نیز می‌تواند نشانه بی‌احترامی باشد.

پاسخ دادن

 گوش‌دادن فعال به همین‌ جا ختم نمی‌شود. چگونگی پاسخ شما بخشی از فرایند است. تکرار یا بیان مجدد نکات کلیدی برای نشان دادن درک، یا پرسیدن سوالات مرتبط، همه نشانه‌هایی است که به فرستنده ارسال می‌شود که شما علاقه‌مند و درگیر هستید.به عنوان یک متخصص پروژه، توانایی شما در مدیریت پروژه‌ها و افراد به‌میزان خوبی‌ که از کلمات خود استفاده می‌کنید بستگی دارد. البته توانایی شما در هدایت پروژه‌ها به سوی موفقیت، به موارد بیشتری بستگی دارد.

 

 

تگ ها رسانه ارتباطی تلفن ایمیل خدمات پستی شبکه‌های مجازی وسایل ارتباطی در پروژه مدیریت ارتباطات پروژه ارتباطات پروژه