ذخایر احتیاطی و ذخایر مدیریتی در مدیریت پروژه چیست؟
برنامهریزی احتیاطی
منظور از احتیاطی چیست؟
محدودیتهای سهگانه
منظور از احتیاطی آماده شدن برای یک رویداد یا شرایط پیشبینی نشده است .
به عبارت دیگر، این چیزی است که شما در برنامه پروژه خود ذخیره میکنید و درصورت بروز ریسک میتوان به آن دسترسی پیدا کرد و از آن استفاده کرد.
سه نوع از ذخایر احتیاطی پایهای وجود دارد که میتوانیم در پروژهها لحاظ کنیم و (شاید جای تعجب نیست) که آنها را میتوان در محدودیتهای سهگانه جستجو کرد.
1-حد تحمل درتغییر مشخصات (منظور ما این است که چقدر مجاز به خارجشدن از محدوده هستید)
2-شناوری در زمانبندی (که میتواند بهطور طبیعی اتفاق بیفتد یا از طریق پیشافت و پسافت به طور مصنوعی تحمیل شود)، و
3-پول در بودجه
ذخایر احتیاطی در مقابل ذخایر مدیریتی
ذخایر ممکن است درصدی از هزینههای برآورد شده (یا زمان) یا مقدار ثابت آنها باشد.
اگر تحویل پروژه طبق برنامه پیش نرود، ممکن است این حق را داشته باشید که برخی موارد را از محدوده خارج کنید.
دو نوع ذخیره وجود دارد:
ذخیره احتیاطی
ذخیره احتیاطی تخصیص زمان یا پول برای پاسخگویی به ریسکهایی است که در فرآیند تجزیه و تحلیل ریسک شناسایی شده است. ممکن است دونالد رامسفلد از این موارد با عنوان ناشناختههای شناختهشده یاد کند.
ذخیره مدیریتی
ذخیره مدیریتی زمان و / یا هزینهای است که برای پاسخگویی به ریسکهایی که مشخص نشده یا پذیرفته نشدهاند، کنار گذاشته میشود؛ یعنی همان ناشناختههای ناشناخته.
برای اینکه کنترل بیشتری بر نحوه مصرف این دو ذخیره داشته باشند، از یکدیگر جدا شدهاند.
بیایید از طریق یک مثال، استفاده از ذخایر احتیاطی را بررسی کنیم.
حفر گودال برای یک خط لوله یکی از کارهای پروژه است.
تازمانیکه شروع به حفاری نکنیم، نمیدانیم که آیا با بستر شن و ماسه روبرو میشویم یا خیر.
ما میدانیم که اگر در ماسه حفاری کنیم، هزینه این کار 10،000 دلار است. اما اگر مجبور به حفاری در سنگ باشیم، هزینه آن 15000 دلار است.
احتمال 50:50 وجود دارد که به ماسه یا سنگ برخورد کنیم - برای این کار چقدر باید در بودجه خود اختصاص دهیم؟
استفاده از ذخایر احتیاطی
برای این کار چقدر در بودجه خود درنظر گرفتهاید؟
15000 دلار؟
اگر گفتید 15000 دلار، جواب خوبی است، اما قانون پارکینسون را به یاد دارید؟
اگر فقط به شن و ماسه برخورد کنید، واقعاً این ریسک وجود دارد که تیم پروژه فقط به همین دلیل که 15000 دلار بودجه برای این کار درنظرگرفته شده است به جای 10000دلار نزدیک به 15000دلار بابت اینکار صرف کند.
بدون توجه به شرایط با تخصیص مبلغ کامل، شما به استقبال تشویق ناکارآمدی میروید.
اگر 12،500 دلار گفتید؛ تبریک میگویم - روش ارزش پولی مورد انتظار را اعمال کردید!
من فکر میکنم منطق شما این است که اگر 50٪ احتمال دادهاید 5000دلار نیاز خواهیم داشت، بنابراین ما باید مبلغ پایه را به اضافه 2500 دلار به عنوان ذخیره احتیاطی پیش بینی کنیم.
متأسفانه، واقعیت این است که اگر فقط به ماسه برخورد کنید، پول بیشتری از آنچه برای این کار نیاز دارید خواهید داشت و اگر به سنگ بزنید، به اندازه کافی پول نخواهید داشت.
از دیدگاه عملی، هیچ یک از دو خروجی ایده آل نیست.
درواقع بهترین روش میگوید که ما باید 10،000 دلار برای این كار درنظر بگیریم و یك ذخیره 5،000 دلاری را كه فقط با رویداد - برخورد به سنگ مرتبط فعال میشود.
در اینروش با وجود ذخایر احتیاطی از پیشتصویب شده، مدیر پروژه تشویق میشود تا حد امکان در چارچوب یک بودجه واقع بینانه کار کند درحالی که در عین حال انعطافپذیری را برای پاسخگویی در لحظه به مسائل قابل پیش بینی حفظ میکند.
ذخایر احتیاطی باید بهطور واضح در برنامه پروژه در سطح فعالیت در ساختار تفکیک کار مشخص شوند، با در دسترس قرارگرفتن اطلاعات دقیقتر در مورد کار ممکن است، ذخیره، کاهش یابد یا حذف و یا استفاده شود.
مصرف صحیح ذخایر احتیاطی :
· مدیران پروژه را از برآوردهای بیشازحد منصرف میکند.
· به آنها انگیزه میدهد تا ریسک را به صورت جامع تجزیه و تحلیل کنند.
· به آنها استقلال میدهد تا هنگام بروز به مسائل پیش بینی شده واکنش مناسب بدهند.
0